Distributed Agile, ver weg maar toch dichtbij

In de serie waarin Vincent en ik onze ervaringen met Agile delen, wil ik het graag hebben over een hot-topic. Kun je Agile werken in een omgeving waar teams niet fysiek bij elkaar zitten?

Het uitgangspunt bij Agile is dat multidisciplinaire teams fysiek bij elkaar moeten zitten op één locatie voor een optimaal resultaat. Daar ben ik het mee eens – echt persoonlijk contact draagt sterk bij aan een sprankelende samenwerking. Maar laten we eens kijken welke mogelijkheden er zijn, op het moment dat een team niet fysiek bij elkaar kan zitten.

Outsourcing

Drie jaar geleden werd er bij mijn vorige werkgever nagedacht over het outsourcen van werk naar India. Bepaalde technische IT-rollen zouden daar prima uitgevoerd kunnen worden. Maar ondertussen was ook bedrijfsbreed een Agile manier van werken ingevoerd. SCRUM voor de change-projecten en KANBAN voor de beheer-omgeving. Je zult begrijpen dat er een discussie losbarstte over hoe dat nu verder moest: gooien we Agile overboord of nemen we het besluit om niet te outsourcen. Of kunnen die twee wellicht toch gecombineerd worden? Aangezien outsourcing in mijn unit speelde en ik een fervent aanhanger ben van Agile, nam ik de uitdaging aan om dit te onderzoeken.

Randvoorwaarden voor een goed team

Voor een goed ingespeeld team is het belangrijk dat de teamleden elkaar goed kennen, zowel elkaars kwaliteiten als persoonlijke omstandigheden. Daarnaast geloof ik dat persoonlijk contact belangrijk is. Hoe krijg je dit voor elkaar als een deel van het team in India zit? Een ander belangrijk aspect in het geval van outsourcing is het verschil in cultuur. Leven en wonen in India verschilt nogal van het leven en wonen in Nederland.

Ik heb me dus gefocust op de volgende drie punten:

  1. Elkaar leren kennen
  2. Elkaars cultuur begrijpen
  3. De fysieke afstand gevoelsmatig verkleinen

Om elkaar te leren kennen zijn alle Indiërs drie maanden naar Nederland gekomen. Ze werden op sleeptouw genomen door hun nieuwe teamgenoten uit Nederland. Ze konden echt kennis maken met het bedrijf, de mensen, gewoontes, manier van werken en in de avonden en weekenden werden ze regelmatig uitgenodigd voor social events. Sinterklaas en Kerst werden gevierd.

Tegelijkertijd werden er zogenaamde cultuur-workshops gehouden. Op een prettige en luchtige manier werd er aan de hand van situaties uitleg gegeven wat de culturele verschillen zijn die verklaren waarom mensen zo reageren zoals ze reageren. Belangrijk hierbij: er is geen goed of fout, maar er zijn nu eenmaal wezenlijke verschillen.

Er is flink geïnvesteerd in apparatuur om de fysieke afstand gevoelsmatig te verkleinen. Tussen India en Nederland is een stevige kabel gelegd om een perfecte video-verbinding tot stand te brengen. Grote schermen op de afdeling. Dus als er een stand-up aan de gang was dan zag je een deel van het team op het grote scherm in India staan.

Distributed Agile

Dit was de kern van onze Distributed Agile implementatie.

Ging het allemaal vlekkeloos? Zeker niet. Het is niet eenvoudig om binnen een groot bedrijf met veel processen en procedures een dergelijk afwijkende manier van werken “even” in te passen. Verder vraagt het veel investering van de teamleden aan beide kanten. Het gaat niet vanzelf, je zit niet dicht bij elkaar, je moet echt de moeite nemen om de contacten te onderhouden, elkaar op te zoeken.

Hierbij is het cruciaal om een dergelijke transitie samen te doen, als partners, met de leverancier waar de outsourcing plaatsvindt. Een goed track-record op gebied van Agile bij die betreffende partij is een must.

Mijn belangrijkste advies? Maak de collega’s uit India echt onderdeel van je team en je unit. Als je in Nederland taart trakteert om iets te vieren, zorg er dan voor dat er ook in India een traktatie is. Als de manager of directeur iets te vertellen heeft over de strategische koers van het bedrijf, zorg dan dat de Indische collega’s daar ook bij zijn via de video-verbinding.

Ik heb de ervaring dat het prima mogelijk is om een sprankelend, Agile team te hebben met teamleden in Nederland en India. Het vraagt, zoals beschreven, extra aandacht van het team en het management – en de nodige technische faciliteiten. Maar in ons geval leverde het uiteindelijk een werkomgeving op die in veel gevallen door zowel de Nederlandse als de Indische collega’s als bijzonder inspirerend werd ervaren.

Geplaatst in Blog.

2 reacties

  1. Je kunt hiervoor ook ZOOM gebruiken (www.zoom.us). Met relatief weinig bandbreedte heb je perfect beeld, geluid, schermdeling en allerlei andere functies. Ik gebruik dit tool binnen onze UnitedXperts EIM community, zodat er goed samengewerkt kan worden met een grotere groep medewerkers zonder dat je fysiek bij elkaar moest zitten. Scheelt enorm veel reistijd.
    Ik heb zelfs gepresteerd om op deze wijze 12 uur heel constructief met iemand samen te werken.

    Daarnaast heb ik bij een van mijn opdrachten ook intensief Agile samengewerkt met medewerkers uit India. Daar zat een deel van mijn team gedetacheerd in Nederland en een deel in India. Ook dat werkte prima, waarbij de gedetacheerde Indiase collega’s onze en wij hun cultuur en gebruiken beter begrepen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *