Ongestoord vlammen met stabiele teams

Eén van de grootste verschillen tussen ‘traditioneel’ projectmanagement en een Agile manier van werken is het fenomeen stabiele teams. Mijn ervaring is dat het werken met stabiele teams sterk bijdraagt aan energieke, sprankelende samenwerking.

Toch is het niet altijd voor de hand liggend. Soms wordt het ervaren als ‘star’ ten opzichte van een situatie waar ‘heel flexibel’ wordt ingespeeld op urgente prioriteiten door continue met resources te schuiven.

In onze serie over Agile licht ik graag mijn visie toe op het werken met stabiele teams.

Breng werk naar het team

In een traditionele projectorganisatie wordt om te beginnen bepaald wat er precies moet gebeuren en daar wordt dan een team voor samengesteld. Het team wordt naar het werk gebracht. En als het resultaat geleverd is wordt het team weer ontmanteld.

In het geval van stabiele teams werkt dit anders: er wordt rond een bepaald topic of product een stabiel team samengesteld en daar wordt continu werk naar toegebracht; werk dat op dat moment de meeste waarde heeft. In Agile termen: de backlog wordt continue gevuld en geprioriteerd door de Product Owner – het team werkt aan de items met de hoogste prioriteit. Het werk wordt naar het team gebracht.

Productteams ten opzichte van projectteams

Door de ontwikkeling naar stabiele teams hebben we gezien dat er steeds vaker productteams worden gevormd. In de IT bijvoorbeeld verdwijnt op veel plekken het onderscheid tussen veranderteams en beheerteams: er ontstaan stabiele DevOps-teams die zowel de run als de change doen. Soms worden er ook business-aspecten toegevoegd en ontstaan er BusDevOps-teams.

Ik ben een groot voorstander van deze ontwikkeling naar productgerichte teams. Dit komt vooral door minder goede ervaringen die ik had met de strikte scheiding tussen Run en Change die jaren geleden heilig was binnen IT. Dat leidde, een beetje gechargeerd, tot situaties waarin projectteams in het weekend slechte kwaliteit software in productie brachten en beheerteams die de weken erna de productie-incidenten op mochten lossen – niet echt een goede voedingsbodem voor sprankelend werken.

Wat mij betreft is het veel beter als een team ‘integraal’ verantwoordelijk is voor de life-cycle van een product. Dat geeft duidelijkheid en focus. Je bent ervan en je gaat ervoor: jouw team (en niemand anders) is verantwoordelijk voor het succes van dat product.

Voordelen 

De voordelen van het werken met stabiele teams op een rijtje.

  1. Meer aandacht voor teamsamenstelling. Als je een stabiel team bouwt besteed je veel aandacht aan de samenstelling van het team. Bij projectteams moet je het vaak doen met de mensen die op dat moment beschikbaar zijn.
  2. Betere prestaties. Beschouw een stabiel team als een een rijdende trein; de vaart blijft erin.
  3. Continue verbetering. Het team raakt steeds beter op elkaar ingespeeld, er kan gewerkt worden aan continue verbetering. De trein kan steeds sneller gaan rijden. In Agile termen: door retrospectives te houden gaat de velocity omhoog.
  4. Minder overhead. Allerlei overhead die hoort bij het bouwen en ontmantelen van teams wordt voorkomen, denk bijvoorbeeld aan resource-management.
  5. Makkelijker budgetteren. De samenstelling van het team is vast, de kosten per periode kunnen daardoor eenvoudig worden berekend.
  6. Meer mogelijkheden om vertrouwen en veiligheid in het team te realiseren. Teamleden hebben de tijd om elkaar echt te leren kennen en waarderen. En het is de investering ook waard omdat het team lang bij elkaar blijft.
  7. Efficiëntere inzet. Er zitten geen mensen ‘in between projecten’.

Aandachtspunten

Maar er zijn ook aandachtspunten.

  1. Soms zijn er piekmomenten, een periode dat er rond een bepaald product meer werk is dan het team aankan – werk waar een deadline aan zit. Het heeft sterk de voorkeur om door het stellen van prioriteiten toch met het bestaande team te werken. Als dat echt niet lukt zal er tijdelijke team-uitbreiding moeten worden georganiseerd, dan wel een extra team worden ingezet. Misschien kan een ander team bijspringen, wellicht moet de oplossing extern worden gezocht.
  2. Specialisten die voor verschillende teams werken. Het kan voorkomen dat een bepaald specialisme niet fulltime in een team zit. Er is dan toch een bepaalde mate van resourcemanagement nodig om de betreffende man of vrouw op het juiste moment beschikbaar te hebben. Dit is een situatie die je in het ideale geval moet voorkomen door ervoor te zorgen teamleden multi-inzetbaar zijn, verschillende specialismen hebben. Maar dat lukt niet altijd; dan zal je dit anders moeten organiseren, bijvoorbeeld door een specialisten-team te maken en daar vanuit de stabiele teams aanvragen te doen. Dit vergt goede onderlinge afstemming!

Andere management-filosofie

De transitie naar het werken in stabiele teams is een wezenlijke verandering, zeker ook voor het management.

Er zijn managers die het prettig vinden om continue in een soort van crisis-modus opereren, die steeds opnieuw een oplossing vinden om aan een urgente klantvraag te voldoen door daadkrachtig te schuiven met mensen. Mensen die manager geworden zijn omdat ze dit leuk vinden en er goed in zijn, er hun toegevoegde waarde aan ontlenen. Voor hen is de overgang naar het werken naar stabiele teams een echte verandering. Van crisis-manager naar manager die rust brengt en er juist voor moet zorgen dat teams focus hebben en ongestoord kunnen vlammen. Dat is niet voor iedereen een haalbare verandering!

Hoe stabiel is een stabiel team?

Natuurlijk verandert ook de teamsamenstelling van stabiele teams. Er is verloop doordat mensen persoonlijke keuzes maken, carrière maken, iets anders willen. Maar ook doordat het karakter van het werk tijdens de life-cycle van het product verschuift waardoor de teamsamenstelling moet veranderen. En uiteindelijk eindigt de life-cycle van een product en verdwijnt het team.

Mijn advies is om te proberen veranderingen in stabiele teams geleidelijk door te voeren – niet alles tegelijk, dat kan verstorend werken. Mijn ervaring is dat veranderingen in de teamsamenstelling, die op die manier worden doorgevoerd, prima door teams worden opgevangen.

Sprankelende stabiele teams

Agile teams zijn stabiele teams. En dat is één van de belangrijkste redenen dat ik zo enthousiast ben over Agile. Ik heb in de praktijk ervaren dat stabiele teams veel meer kans bieden om te komen tot sprankelende samenwerking dan tijdelijke projectteams of afdelingen waar continue geschoven wordt met mensen om brandjes te blussen. Het werken met stabiele teams geeft rust en focus, waardoor teamleden ongestoord kunnen vlammen!

Geplaatst in Blog.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *